MANUAL DE CORRESPONDENCIA




EMPRESA ACUERDO
Pasos del procedimiento de recibo de correspondencia
Unidades de correspondencia
1).Recibo en forma directa, por correos o aparatos: A los edificios que llegan por mensajería directa se les coloca el sello de recibido, en la parte inferior derecha del documento con la fecha, hora y firma del receptor. Los derechos de petición y tutelas se radicaran de inmediato para que el mensajero se lleve la copia ya radicada. 2).Clasificación de todo lo recibido según políticas de radicado: Pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.
3).Apertura de sobres. Se debe saber como se abre correctamente un sobre para evita riesgos de ruptura de los documentos. Este microproceso debe realizarse con base en las normas generales.
1. Después de la apertura, todos los documentos se Clasificarán por dependencias.
4).Radicación de documentos: Consiste en imprimir el sello de radicación en la parte superior derecha del documento y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase a y recibido por. Si el sello es electrónico no hay que llenar nada.
5).Registro de documentos: Consiste en registrar en la planilla de registro de correspondencia recibida los datos del remitente y del documento.
6).Clasificación: Consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros para que el mensajero inicie el proceso de distribución.

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los
documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a
partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Pasos para el proceso de despacho de correspondencia

1).El recepcionista de la UDC Recibe de las dependencias remitentes el oficio elaborado en original y dos copias
2).El recepcionista Revisa de la presentación de todos los oficios que se van a enviar, para asegurarse de que cumplen con las políticas generales de despacho.
3).Las respuestas deben venir grapadas al antecedente. El antecedente se devolverá de inmediato a la oficina remitente.
4).El recepcionista realiza el proceso de Fechado.
5).EL recepcionista imprime el número de radicación en originales y copias con el mismo número en la parte central del documento.
6) El Jefe de archivo Alimenta el aplicativo o llena la planilla manual de registro con los datos del destinatario y el documento.
7) Separación de copias y antecedentes: El original para el cliente externo, la primera copia para el expediente del consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora y el antecedente regresa a la oficina productora.
8).Inserción de los documentos que van para entidades externas en los sobres de ventanilla.
9) La correspondencia enviada interna que lleva anexos, estos se graparàn a su documento principal pues no se usaran sobres.
10).Clasificación PRE-entrega: Ya sea en paquetes o valijas por sucursales, regionales o empresas varias.
11).La interna se coloca en el casillero de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria inicie el proceso de distribución.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las
comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará
en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido
en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios
destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Procedimiento de correspondencia interna y externa

El auxiliar de mensajeria realizará las recogidas de correspondencia enviada interna y externa en los horarios establecidos por el jefe de archivo.

La correspondencia enviada interna se radicará y registrara según procedimientos y se colocará en las casillas de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria ejecute la entrega interna correspondiente.

En cuanto al proceso de distribución de correspondencia externa enviada se contrataran entidades de mensajeria especializadas.

Los auxiliares de archivo aplicaran las políticas de sobres tanto para la correspondencia interna como para la externa.










ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones
internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean
Éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer
en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que
genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos
que cumplan con lo establecido.




REGISTRO DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LA ENTIDADES


Número de radicación
fecha
Remitente
Destino
Dependencia
Responsable
OK
12456-5



12457-2
12-05-08



14-05-08
Fernando rojas


Textiles roa
Correspondencia del sena


Correspondencia sena
Alina Gómez



Carlos moreno
Recibido.



Recibido.

REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Número y radicación
Fecha
Nombre de la persona o entidad destinataria
Nombre o código de la dependencia en trámite
Asunto
Anexos
1245-8



1245-9
15-05-08



16-05-08
Farmacéutica la colina


Fabrica de calzado
Administración


Recursos humanos
Personal


contratación
1sobre


5 hojas de vida

FORMATO RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

Hora
fecha
asunto
persona
dependencia

8:45

18-05-08

convocatorias

Dra. Adriana Páez

Recursos humanos

10:20

18-05-08

pagos

Dr. Rodrigo Bernal

Contabilidad



FORMATO CORRESPONDENCIA EMPRESAS PRIVADAS


HORA FECHA ASUNTO PERSONA DEPENDENCIA
10:45
12-05-08
Cartas
Dra. Adriana Mendoza
Gestión humana
2:30
25-05-08
pagos
Dr. Javier López
contabilidad
3:45
28-05-08
inventarios
Dr. Carlos rojas
contaduría
4:10
01-06-08
personal
Dra. luisa Contreras
personal