viernes, 4 de julio de 2008

presentado por JULIAN BENITEZ Y CAROLINA GOMEZ EVIDENCIA PROFE MACHUCA

MANUAL DE CORRESPONDENCIA




EMPRESA ACUERDO
Pasos del procedimiento de recibo de correspondencia
Unidades de correspondencia
1).Recibo en forma directa, por correos o aparatos: A los edificios que llegan por mensajería directa se les coloca el sello de recibido, en la parte inferior derecha del documento con la fecha, hora y firma del receptor. Los derechos de petición y tutelas se radicaran de inmediato para que el mensajero se lleve la copia ya radicada. 2).Clasificación de todo lo recibido según políticas de radicado: Pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.
3).Apertura de sobres. Se debe saber como se abre correctamente un sobre para evita riesgos de ruptura de los documentos. Este microproceso debe realizarse con base en las normas generales.
1. Después de la apertura, todos los documentos se Clasificarán por dependencias.
4).Radicación de documentos: Consiste en imprimir el sello de radicación en la parte superior derecha del documento y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase a y recibido por. Si el sello es electrónico no hay que llenar nada.
5).Registro de documentos: Consiste en registrar en la planilla de registro de correspondencia recibida los datos del remitente y del documento.
6).Clasificación: Consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros para que el mensajero inicie el proceso de distribución.

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los
documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a
partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Pasos para el proceso de despacho de correspondencia

1).El recepcionista de la UDC Recibe de las dependencias remitentes el oficio elaborado en original y dos copias
2).El recepcionista Revisa de la presentación de todos los oficios que se van a enviar, para asegurarse de que cumplen con las políticas generales de despacho.
3).Las respuestas deben venir grapadas al antecedente. El antecedente se devolverá de inmediato a la oficina remitente.
4).El recepcionista realiza el proceso de Fechado.
5).EL recepcionista imprime el número de radicación en originales y copias con el mismo número en la parte central del documento.
6) El Jefe de archivo Alimenta el aplicativo o llena la planilla manual de registro con los datos del destinatario y el documento.
7) Separación de copias y antecedentes: El original para el cliente externo, la primera copia para el expediente del consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora y el antecedente regresa a la oficina productora.
8).Inserción de los documentos que van para entidades externas en los sobres de ventanilla.
9) La correspondencia enviada interna que lleva anexos, estos se graparàn a su documento principal pues no se usaran sobres.
10).Clasificación PRE-entrega: Ya sea en paquetes o valijas por sucursales, regionales o empresas varias.
11).La interna se coloca en el casillero de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria inicie el proceso de distribución.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las
comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará
en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido
en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios
destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Procedimiento de correspondencia interna y externa

El auxiliar de mensajeria realizará las recogidas de correspondencia enviada interna y externa en los horarios establecidos por el jefe de archivo.

La correspondencia enviada interna se radicará y registrara según procedimientos y se colocará en las casillas de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria ejecute la entrega interna correspondiente.

En cuanto al proceso de distribución de correspondencia externa enviada se contrataran entidades de mensajeria especializadas.

Los auxiliares de archivo aplicaran las políticas de sobres tanto para la correspondencia interna como para la externa.










ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones
internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean
Éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer
en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que
genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos
que cumplan con lo establecido.




REGISTRO DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LA ENTIDADES


Número de radicación
fecha
Remitente
Destino
Dependencia
Responsable
OK
12456-5



12457-2
12-05-08



14-05-08
Fernando rojas


Textiles roa
Correspondencia del sena


Correspondencia sena
Alina Gómez



Carlos moreno
Recibido.



Recibido.

REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Número y radicación
Fecha
Nombre de la persona o entidad destinataria
Nombre o código de la dependencia en trámite
Asunto
Anexos
1245-8



1245-9
15-05-08



16-05-08
Farmacéutica la colina


Fabrica de calzado
Administración


Recursos humanos
Personal


contratación
1sobre


5 hojas de vida

FORMATO RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

Hora
fecha
asunto
persona
dependencia

8:45

18-05-08

convocatorias

Dra. Adriana Páez

Recursos humanos

10:20

18-05-08

pagos

Dr. Rodrigo Bernal

Contabilidad



FORMATO CORRESPONDENCIA EMPRESAS PRIVADAS


HORA FECHA ASUNTO PERSONA DEPENDENCIA
10:45
12-05-08
Cartas
Dra. Adriana Mendoza
Gestión humana
2:30
25-05-08
pagos
Dr. Javier López
contabilidad
3:45
28-05-08
inventarios
Dr. Carlos rojas
contaduría
4:10
01-06-08
personal
Dra. luisa Contreras
personal

GUIA No 3

LEY 060 DE 2001

ACUERDA:

ARTICULO SEGUNDO:

A. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Adopta definiciones, señala la obligación de las entidades de establecer la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones; firmas responsables, procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, numeración de actos administrativos, comunicaciones internas, control de comunicaciones oficiales, conservación documental, comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, comunicaciones oficiales vía fax y por correo electrónico, imagen corporativa y horario de atención al público.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

B. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Dadas la existencia de numerosos espacios de trabajo en los ámbitos escolares con instalaciones de almacenamiento en estanterías, se hace necesario ofrecer información a los usuarios sobre riesgos que puedan derivarse de las mismas, así como las medidas de prevención y protección de necesaria adopción en cada caso.
Por otro lado, las recomendaciones dimensionales de mobiliario de almacenamiento de oficina hacen referencia a la norma CEN/TR 14073-1:2004, y se refieren a diferentes ejemplos de mobiliario de almacenamiento enumerados en el Anexo A de dicha norma, y se basan en dimensiones de diferentes productos almacenar.
Se deben aplicar los principios implícitos en estas normas pero no las dimensiones que se dan en ellas puesto que los usuarios (niños y jóvenes) tienen unas dimensiones corporales inferiores a los trabajadores de oficina. Los datos antropométricos que se utilicen deben corresponder con la población infantil y juvenil.
Son de aplicación los términos y definiciones siguientes:
• altura del mueble de almacenamiento: distancia vertical entre el suelo y la parte superior del armario
• anchura del mueble de almacenamiento: distancia horizontal entre los costados del armario medida de forma paralela a la cara frontal del armario
• profundidad del mueble de almacenamiento: distancia horizontal entre la superficie frontal y la trasera de un armario, incluyendo los frentes de cajones y puertas pero no elementos salientes, como tiradores
Los soportes para almacenar información se refieren a:
• documentos en papel (formatos en A3, A4, A5, Oficio, Folio y Papel continuo)
• archivos de papel (archivadores de palanca, subcarpetas, carpetas dossier, carpetas colgantes de visión lateral y carpetas colgantes de visión superior)
• documentos informáticos (disquetes, discos compactos)
Para escoger la mejor opción de almacenamiento, se proponen los siguientes pasos:
1. Tener en cuenta qué cosas van a almacenarse, y en función de ello escoger el mueble más adecuado: un archivador es ideal para guardar y clasificar muchos documentos en papel; si lo que se va a guardar son libros, se necesita una estantería. También es probable que se necesite algún mueble diseñado especialmente para ciertos objetos que se utilicen a menudo; por ejemplo, un porta-CD si se trabaja con mucha documentación informática.
2. Téngase en cuenta la altura máxima para trabajar con comodidad. El cajón más alto de un archivador debe quedar por debajo de la altura de los ojos, para ver fácilmente todas las fichas, papeles y carpetas cuando se está buscando alguna en concreto. Una estantería para libros puede estar más alta, porque los lomos de los libros pueden leerse a cierta altura, pero han de estar al alcance de la mano.
3. Utilícense separadores si los cajones son muy profundos o los estantes muy anchos, para que si quedan huecos los libros o los papeles no se desplomen.
4. Si la estantería o el archivador tiene puertas o cajones, ha de ser fácil abrirlos y cerrarlos, resistentes, y no ha de haber peligro de atrapamiento de dedos. Esto último es especialmente importante en los paneles corredizos frontales que se desplazan verticalmente.
5. Entre las puertas y el suelo ha de existir una separación para evitar que se dañen los pies.
En el caso de archivadores, ha de tenerse en cuenta su funcionamiento cargado. Un archivador mal diseñado podría ser difícil de abrir o cerrar con el peso de los documentos, o incluso correr peligro de vuelco al abrirlo del todo. El sistema de bloqueo de cajones, que impide que esté abierto

Las dimensiones de los documentos informáticos según la Tabla 3 de la Norma CEN/TR 14073-1:2004 son:


Tipo Ancho por alto (mm) Grosor (mm)
Disquetes (3"1/2) 93 x90 3
Discos compactos 125 x 143 15




Visión
Establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Misión
La adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Funciones
 Fijar políticas y establecer los reglamentos.
 Establecer principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
 Generalmente son:
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.

C. PROCEDIMIENTOS
procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, numeración de actos administrativos, comunicaciones internas, control de comunicaciones oficiales, conservación documental, comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, comunicaciones oficiales vía fax y por correo electrónico, imagen corporativa y horario de atención al público.

PROCESOS
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1989
Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994
Ley 489 de 1998
Ley 527 de 1999
Ley 594 de 2000
Decreto 2150 de 1995


D. PLANILLA



PANILLA RECEPCION DE DOCUMENTOS


No.
TIPO DE DOCUMENTO
FECHA DE EXPEDICIÓN
FECHA DE ENTRADA
AREA O DEPENDENCIA
RECIBIDO POR:

a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras dependencias de la entidad y a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en todas las dependencias en el mismo horario y frecuencia establecida en el parágrafo del artículo 11. Se someterán al siguiente proceso d e revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado, que los anexos que se anuncian están completos, que trae el antecedente y las copias anunciadas, que el contenido del original es idéntico al de las copias y que contiene las copias del original para la serie documental consecutivo de correspondencia producida y para el archivo de gestión de la oficina productora;

b) Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas.
1. Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número se asignan en el momento de su radicación.
2. Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación. El cumplimiento de este requisito y el envío junto con la comunicación oficial original es responsabilidad de la dependencia remitente.
3. Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben coser los juegos correspondientes.
4. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea de anexos, la cantidad de anexos y folios que la acompañan.
5. Cuando la comunicación que se produce es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación del remitente y el número de radicado en el Sena, en el primer párrafo de la comunicación y anexar el antecedente.
6. Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.
7. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos para la entrega y recolección de comunicaciones;

c) Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales producidas, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni se radicarán comunicaciones sin firma, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato;

d) Radicación de circulares. Cuando el volumen de comunicaciones oficiales con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios lo amerite, podrá emplearse una radicación independiente para este tipo documental, el cual se considera circular. Cada año se iniciará su radicación desde 0001 y se aplicarán los procedimientos establecidos en los parágrafos anteriores de este mismo capítulo.
En estos casos se podrá emplear la asignación del número de radicación vía e-mail, previa solicitud y envío de la circular por el mismo medio.
Para su legalización, revisión, distribución a los destinatarios y conservación en el consecutivo de circulares, estas deberán ser entregadas físicamente acompañadas del listado de destinatarios, a los funcionarios a cargo de la radicación, en un plazo máximo de dos días;

e) Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de la radicación de las comunicaciones oficiales producidas controlarán la radicación, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su radicación y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta;

f) Control de otros envíos producidos. Se consideran otros envíos producidos: las tarjetas de invitación a personas naturales o jurídicas, sobres confidenciales o personales remitidos por los funcionarios autorizados para tramitar documentos, dirigidos a funcionarios, personas naturales o jurídicas y en general aquellos documentos que no vienen acompañados de alguno de los tipos documentales establecidos como comunicaciones oficiales. Estos envíos serán objeto de control a través de la asignación de un número consecutivo diferente al de las comunicaciones oficiales producidas y se registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio sistematizado o manual, como otros envíos producidos.






3. REVISIÓN DEL CONTRATO

La Unidad de Negocio de Mercancías del grupo TRANFISA establece y mantiene al día procedimientos documentados para la revisión del contrato y para la coordinación de estas actividades.
TRANFISA siempre revisará la oferta, el contrato o pedido que corresponda con anterioridad a presentar cualquier oferta a aceptar cualquier contrato o pedido. De esta manera se asegurará que los requisitos estén definidos y documentados adecuadamente, que las posibles diferencias entre ofertas y contratos y pedidos sean resueltas, y que la Unidad de Negocio de Mercancías de TRANFISA tiene capacidad para cumplir los contratos y pedidos negociados. Paralelamente, esta organización también identificará el modo en que se realizan las modificaciones de un contrato y cómo se transfieren de forma correcta sus funciones.
Para el obligado cumplimiento de estas tareas, esta unidad organizativa de TRANFISA dispone de un registro de contratos que posee el adjunto flujo de contratos (DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTRATOS).
Para el obligado cumplimiento de estas tareas, TRANFISA dispone de un registro de pedidos adjunto (HOJA PEDIDO CLIENTE TIPO) con una metodología particular.

DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTRATOS
1.- RECEPCIÓN DE PEDIDO (por Teleoperador Comercial en Departamento de ventas)
2.- COMPROBACIÓN DE DISPONIBILIDAD (por Jefe de Administración Logística en Departamento de Logística)
3.- CONFIRMACIÓN DISPONIBILIDAD (por Encargado de pedidos de atención al cliente en Departamento de Ventas)
4.- SUPUESTO DE MODIFICACIÓN (por Teleoperador/a Comercial en Departamento de Ventas)
5.- SUPUESTO DE COMPROBACIÓN (por Jefe de Administración Logística en Departamento de Logística)
6.- SUPUESTO DE CONFIRMACIÓN (por Teleoperador/a Comercial en Departamento de Ventas)
7.- FIRMA DE CONTRATO (por Jefe de Departamento de Administración)
8.- COPIA DE CONTRATO AL DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y DE VENTAS Y AL CLIENTE (por el Secretariado del Departamento de Administración)

HOJA PEDIDO CLIENTE TIPO
PEDIDO: La empresa ------ el día ------ realizó una ----- a TRANFISA (Departamento de Ventas) a las ----- horas para realizar el siguiente pedido: "-----"
RECIBO DE LLAMADA: (Departamento de Ventas)
COMPROBACIÓN DE DISPONIBILIDAD: (Departamento de Logística)
CONFIRMACIÓN CON CLIENTE: (Departamento de Ventas)


4. CONTROL DEL DISEÑO

La Unidad de Negocio de Mercancías de TRANFISA no especifica ningún control del diseño puesto que dicha filial no trabaja con productos manufacturados, sino únicamente con servicios, lo que está exento de diseño alguno. Por ello, los siguientes apartados del punto 4.4. Control del Diseño que contempla la Norma ISO 9001 no es contemplada en el presente Manual de la Calidad, cumplimentando de esta manera los requisitos de la Norma ISO 9002.


5. CONTROL Y DOCUMENTACIÓN DE DATOS

La Unidad de Negocio de Mercancías de TRANFISA posee como objetivo controlar todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestión Medioambiental para asegurar que han sido aprobados por personal autorizado, que son empleados por el personal de forma correcta, y que se encuentran autorizados y disponibles en los puntos donde se llevan a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento del Sistema.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Su objeto es proceder a la aprobación y distribución de los documentos y de los datos que afecten al sistema de la calidad antes de que sean distribuidos por personal autorizado.
El alcance es de todos los Departamentos de TRANFISA que ofrezcan actividades y servicios en el transporte de mercancías.
Su desarrollo puede determinarse de la forma siguiente. Para la creación de documentación se precisará necesariamente su codificación para su posterior ejecución.La versión vigente en la codificación de los documentos de TRANFISA es de la siguiente forma:
• Todo documento será identificado mediante la letra T mayúscula seguido de un guión.
• La letra a continuación atenderá a la identificación alfabética departamental siguiente:
H: Departamento de Recursos Humanos
I: Departamento de Informática
A: Departamento de Administración
M: Departamento de Márketing
L: Departamento de Logística
C: Departamento de Calidad
V: Departamento de Ventas
• Los siguientes dos dígitos atienden a la codificación de las dos últimas cifras del año en que dicho registro es creado.
• Por último, separados de un guión, se establecerá un número de seis dígitos que identifica al registro según el orden cronológico.
• Un ejemplo de codificación del documento número 134 del año 1999 del Departamento de Logística es: T-L99-000134.
Para la anulación de documentos se procederá a:
• La aprobación de una nueva versión, la cual implica directamente la anulación de la versión anterior.
• Si la anulación de un documento no viene seguida de una aprobación de una nueva versión, se atenderá a lo siguiente. La codificación de cualquier documento no válido u obsoleto se marcará por el Departamento de Administración con las siglas NV y O respectivamente, y a continuación se almacenará temporalmente según los tiempos determinados según convenga Los diferentes Departamentos de TRANFISA deberán notificar por correo interno al Departamento de Administración de la categoría de "no válido" u "obsoleto" de cualquier documento.
• La comunicación a los destinatarios del mismo.
• La actualización de los índices de control de documentos recibidos. Se procederá al almacenamiento ordenado de los documentos no en uso pero con carácter obligatorio de conservación en lugares bajo la atención del Departamento de Administración (sección de Documentación). Se archivarán según la codificación usual en el momento de su utilización, diferenciados en volúmenes de 500 ejemplares máximo. Todos los documentos llevarán en su primera página la identificación, en el lugar de la codificación, de las siglas NV u O refiriéndose a documentos "no válidos" u "obsoletos".
Para el control y distribución de los documentos recibidos:
• Se hará llegar estos documentos por correo interno al destinatario que corresponda, quien realizará su distribución entre las personas a las que afecte su contenido.
Para la revisión y aprobación de los documentos antes de su distribución se encargará al Departamento de Administración en su sección de Documentación por correo interno, lo que provocará inmediatamente la aplicabilidad total de dicho documento por cualquier miembro de TRANFISA capacitado para ello.
Para la ejecución de cambios en los documentos y en los datos se deberán revisar y aprobar las modificaciones en la misma forma que se realizó inicialmente. En este caso, cualquier Departamento será capacitado para mandar una orden de corrección a través de correo interno de la empresa al Departamento encargado de formalizar dicha modificación.
Las responsabilidades que recaen en lo que concierne el proceso de actividades anteriormente descritas están especificadas de la siguiente manera. La evidencia del control de los documentos y datos (codificación, aprobación de nuevas versiones, anulación, comunicación, actualización, control, distribución, revisión y aprobación de versiones inéditas, almacenamiento) será competencia exclusiva del Departamento de Administración en su sección de Documentación. Esta sección mantendrá comunicaciones formales semanalmente con las demás secciones departamentales de TRANFISA mediante correo interno, y contactos de carácter orientativo mediante el uso telefónico o de correo electrónico.

miércoles, 2 de julio de 2008

MANUAL DE CORRESPONDENCIA




EMPRESA ACUERDO
Pasos del procedimiento de recibo de correspondencia
Unidades de correspondencia
1).Recibo en forma directa, por correos o aparatos: A los edificios que llegan por mensajería directa se les coloca el sello de recibido, en la parte inferior derecha del documento con la fecha, hora y firma del receptor. Los derechos de petición y tutelas se radicaran de inmediato para que el mensajero se lleve la copia ya radicada. 2).Clasificación de todo lo recibido según políticas de radicado: Pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.
3).Apertura de sobres. Se debe saber como se abre correctamente un sobre para evita riesgos de ruptura de los documentos. Este microproceso debe realizarse con base en las normas generales.
1. Después de la apertura, todos los documentos se Clasificarán por dependencias.
4).Radicación de documentos: Consiste en imprimir el sello de radicación en la parte superior derecha del documento y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase a y recibido por. Si el sello es electrónico no hay que llenar nada.
5).Registro de documentos: Consiste en registrar en la planilla de registro de correspondencia recibida los datos del remitente y del documento.
6).Clasificación: Consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros para que el mensajero inicie el proceso de distribución.

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los
documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a
partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Pasos para el proceso de despacho de correspondencia

1).El recepcionista de la UDC Recibe de las dependencias remitentes el oficio elaborado en original y dos copias
2).El recepcionista Revisa de la presentación de todos los oficios que se van a enviar, para asegurarse de que cumplen con las políticas generales de despacho.
3).Las respuestas deben venir grapadas al antecedente. El antecedente se devolverá de inmediato a la oficina remitente.
4).El recepcionista realiza el proceso de Fechado.
5).EL recepcionista imprime el número de radicación en originales y copias con el mismo número en la parte central del documento.
6) El Jefe de archivo Alimenta el aplicativo o llena la planilla manual de registro con los datos del destinatario y el documento.
7) Separación de copias y antecedentes: El original para el cliente externo, la primera copia para el expediente del consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora y el antecedente regresa a la oficina productora.
8).Inserción de los documentos que van para entidades externas en los sobres de ventanilla.
9) La correspondencia enviada interna que lleva anexos, estos se graparàn a su documento principal pues no se usaran sobres.
10).Clasificación PRE-entrega: Ya sea en paquetes o valijas por sucursales, regionales o empresas varias.
11).La interna se coloca en el casillero de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria inicie el proceso de distribución.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las
comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará
en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido
en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios
destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Procedimiento de correspondencia interna y externa

El auxiliar de mensajeria realizará las recogidas de correspondencia enviada interna y externa en los horarios establecidos por el jefe de archivo.

La correspondencia enviada interna se radicará y registrara según procedimientos y se colocará en las casillas de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria ejecute la entrega interna correspondiente.

En cuanto al proceso de distribución de correspondencia externa enviada se contrataran entidades de mensajeria especializadas.

Los auxiliares de archivo aplicaran las políticas de sobres tanto para la correspondencia interna como para la externa.










ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones
internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean
Éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer
en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que
genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos
que cumplan con lo establecido.




REGISTRO DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LA ENTIDADES


Número de radicación
fecha
Remitente
Destino
Dependencia
Responsable
OK
12456-5



12457-2
12-05-08



14-05-08
Fernando rojas


Textiles roa
Correspondencia del sena


Correspondencia sena
Alina Gómez



Carlos moreno
Recibido.



Recibido.

REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Número y radicación
Fecha
Nombre de la persona o entidad destinataria
Nombre o código de la dependencia en trámite
Asunto
Anexos
1245-8



1245-9
15-05-08



16-05-08
Farmacéutica la colina


Fabrica de calzado
Administración


Recursos humanos
Personal


contratación
1sobre


5 hojas de vida

FORMATO RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

Hora
fecha
asunto
persona
dependencia

8:45

18-05-08

convocatorias

Dra. Adriana Páez

Recursos humanos

10:20

18-05-08

pagos

Dr. Rodrigo Bernal

Contabilidad



FORMATO CORRESPONDENCIA EMPRESAS PRIVADAS


HORA FECHA ASUNTO PERSONA DEPENDENCIA
10:45
12-05-08
Cartas
Dra. Adriana Mendoza
Gestión humana
2:30
25-05-08
pagos
Dr. Javier López
contabilidad
3:45
28-05-08
inventarios
Dr. Carlos rojas
contaduría
4:10
01-06-08
personal
Dra. luisa Contreras
personal

miércoles, 21 de mayo de 2008

ALEXANDER HUERTAS
WILMAR MARENTES
PAOLA PACHECO
CAROLINA GOMEZ
JULIAN BENITEZ


MUEBLES EQUIPOS Y PAPELERIA

Muebles

- escritorios
- sillas
- estantes
- bibliotecas
- papelera

Equipos

- computadores
- teléfonos
- fax
- fotocopiadora
- impresora
- conmutador

Papelería

- resma
- carpetas
- A-Z
- Sobres
- Memos
- Recibos de caja menor
- Recibos de nomina
- Facturas
- Legajos
- Esferos

Soportes documentales

- memorandos
- cartas comerciales
- cartas
- informes
- facturas de servicios
- facturas de compras
- facturas de ventas
- cotizaciones
- remisiones
- decretos
- nominas
- hojas de vida
- soportes bancarios
- pagos
- cheques
- letras
- pagares


SEMANTICA: El término semántica se refiere a los aspectos del significado o interpretación del significado de un determinado símbolo, palabra, lenguaje o representación formal. En principio cualquier medio de expresión (lenguaje formal o natural) admite una correspondencia entre expresiones de símbolos o palabras y situaciones o conjuntos de cosas que se encuentran en el mundo físico o abstracto que puede ser descrito por dicho medio de expresión.
SINTAXIS: La sintaxis, una sub-disciplina de la lingüística y parte importante del análisis gramatical, se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la combinatoria de constituyentes y la formación de unidades superiores a éstos, como los sintagmas y oraciones.
La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las palabras, así como las relaciones sintagmáticas y paradigmáticas existentes entre ellas.

MORFOLOGIA: La morfología es la rama de la lingüística que estudia la estructura interna de las palabras para delimitar, definir y clasificar sus unidades, las clases de palabras a las que da lugar morfología flexiva y la formación de nuevas palabras morfología léxica. La palabra morfología fue introducida en el siglo XIX.
CONJUCIONES: Son palabras invariables que sirven para relacionar palabras que desempeñan la misma función dentro de la oración.
También se usa para relacionar dos o más oraciones.
Locuciones conjuntivas:
Son expresiones formadas por dos o más palabras equivalentes a una conjunción. Algunas de las conjunciones y locuciones conjuntivas son: y, e, ni, o, bien, u, pero, aunque, sino, mas, sin embargo, sino que, es decir, o sea…
ORACIONES: Una oración es una palabra o un conjunto de palabras que se caracteriza por poseer sentido completo. Estas palabras pueden mantenerse siempre igual; es decir, no variar ni en género ni en número independientemente de lo que se diga partes invariables de la oración o bien pueden variar en género y número partes variables de la oración.
PARRAFO: Un párrafo o parágrafo es una unidad de discurso en texto escrito que expresa una idea o un argumento o reproduce las palabras de un hablante. Está integrada por un conjunto de oraciones que tienen cierta unidad temática o que, sin tenerla, se enuncian juntas. El principio de un párrafo se indica con el comienzo de una nueva línea, tras un punto y aparte. Tras este punto, la nueva línea puede comenzar tras una sangría (o sangrado) o puede señalarse la separación con respecto al párrafo anterior mediante un mayor interlineado.



VALORES
Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el seno de la familia, y son valores como el respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el trabajo, la responsabilidad, etc.
Para que se dé esta transmisión de valores son de vital importancia la calidad de las relaciones con las personas significativas en su vida, sus padres, hermanos, parientes y posteriormente amigos y maestros. Es además indispensable el modelo y ejemplo que estas personas significativas muestren al niño, para que se dé una coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.
Además es de suma importancia la comunicación de la familia. Cuando el niño ha alcanzado la edad escolar se hará participe de esta comunicación abierta, en la toma de decisiones y en aportaciones sobre asuntos familiares.
Recordemos que una persona valiosa, es una persona que posee valores interiores y que vive de acuerdo a ellos. Un hombre vale entonces, lo que valen sus valores y la manera en como los vive.

ENFERMEDADES PROFECIONES POR MALAS POSTURAS

En cuanto a los ojos, por su extrema sensibilidad, es muy fácil que los grandes lapsos frente al monitor los obliguen a una exigencia intensa, que probablemente derivará en ardor, picazón o fatiga ya que, el 75% de quienes trabajan frente a una computadora padecen molestias oculares y trastornos visuales y, en el peor de los casos, el usuario también sufrirá dolores de cabeza o insomnio. Un buen hábito para los adictos a la PC es sacar la vista del monitor, en forma sistemática, cada media hora. Y parpadear periódicamente para humectar la vista. Además, siempre es recomendable usar los filtros de pantalla. Estos sirven para disminuir o anular el reflejo de la luz ambiente y las emisiones de radiación. Los reflejos quitan atención en lo que cada uno está haciendo y, lo peor, produce un mayor esfuerzo de la visión.
Teclado:
Entre las enfermedades que se generan por el uso excesivo de la computadora, una de las más frecuentes es el síndrome del túnel carpiano o síndrome del carpo. Se trata de una inflamación en los nervios de la muñeca, que nace con los malos movimientos hechos en forma repetida. Algunos de los síntomas más comunes son los dolores de muñecas, los temblores y el adormecimiento de la mano.
Para que el cuerpo no se lastime frente a la PC, es recomendable que se utilice una silla con brazos, o en su defecto un soporte en la parte inferior del teclado que permita apoyar totalmente ambas muñecas. También recalca que el teclado debe encontrarse a la altura de los codos para poder descansar en forma permanente. De todos modos, es bueno que el usuario de la computadora se acuerde de retirar las manos del teclado para relajarlas y estirar los músculos para que no se entumezcan. Lo ideal es, también, hacer una pausa para mover el cuerpo cada aproximadamente 2 horas.

jueves, 24 de abril de 2008

DRH-0524


Bogotá D. C., 11 de abril de 2008


PARA: Doctor José Mario Aristizabal, Jefe de Sistema.

DE: Director Administrativo.

ASUNTO: Mantenimiento Equipos.



Me permito informarle que ya se contrató la empresa que hará el mantenimiento a todos los equipos de la empresa; por lo tanto le solicito tomar las precauciones necesarias con el fin de hacer el mantenimiento sin entorpecer las labores del personal. Le envió copia del contrato con el fin de que haga el respectivo seguimiento.

Cordialmente,





Mauricio Pineda Duque.

Anexo: uno (cuatro hojas).


Consuelo R.







(2)

MEMORANDO
(2 a 3)

DRH-0524

(2 a 3)
Bogotá D. C., 11 de abril de 2008

(3)
PARA: Doctor José Mario Aristizabal, Jefe de Sistema.

(2)
DE: Director Administrativo.

(2)
ASUNTO: Mantenimiento Equipos.


(3 a 4)
Me permito informarle que ya se contrató la empresa que hará el mantenimiento a todos los equipos de la empresa; por lo tanto le solicito tomar las precauciones necesarias con el fin de hacer el mantenimiento sin entorpecer las labores del personal. Le envió copia del contrato con el fin de que haga el respectivo seguimiento.

(2)
Cordialmente,


(4 a 6)

Mauricio Pineda Duque.

(2)
Anexo: uno (cuatro hojas).

(2)
Consuelo R.



MEMORANDO


DRH-0524


Bogotá D. C., 11 de abril de 2008



PARA: Doctor José Mario Aristizabal, Jefe de Sistema.

DE: Director Administrativo.

ASUNTO: Mantenimiento Equipos.



Me permito informarle que ya se contrató la empresa que hará el mantenimiento a todos los equipos de la empresa; por lo tanto le solicito tomar las precauciones necesarias con el fin de hacer el mantenimiento sin entorpecer las labores del personal. Le envió copia del contrato con el fin de que haga el respectivo seguimiento.

Cordialmente,





Mauricio Pineda Duque.

Anexo: uno (cuatro hojas).


Consuelo R.








MEMORANDO


DRH-0524


Bogotá D. C., 11 de abril de 2008


PARA: Doctor José Mario Aristizabal, Jefe de Sistema.

DE: Director Administrativo.

ASUNTO: Mantenimiento Equipos.



Me permito informarle que ya se contrató la empresa que hará el mantenimiento a todos los equipos de la empresa; por lo tanto le solicito tomar las precauciones necesarias con el fin de hacer el mantenimiento sin entorpecer las labores del personal. Le envió copia del contrato con el fin de que haga el respectivo seguimiento.

Cordialmente,





Mauricio Pineda Duque.

Anexo: uno (cuatro hojas).


Consuelo R.
TECNICAS Y PROCESOSO DE DIGITACION


SENA
REGIONAL DISTRITO CAPITAL



TECNICO PROFECIONAL EN ARCHIVISTICA
GRUPO 63822




CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA



PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS



FRANCY FAJARDO
NANCY LIZARAZO
DIEGO ROJAS
HEYDY
ANDRES RODRIGUEZ




ALBERTO MACHUCA



18 DE FEBRERO 2008
TECNICAS Y PROCESOS DE DIGITACION

DIGITACION:
Se define como la habilidad y destreza en la manipulación del teclado para digitar información e interactuar con el software.


ALCANCE:
Se busca que el estudiante adquiera destreza en la utilización del teclado para digitar información y, en la comprensión de sus funciones para interactuar eficientemente con el software.


OBJETIVO GENERAL:

Al terminar la instrucción en esta herramienta, el estudiante debe estar en capacidad de utilizar competentemente teclado para digitar información y para manejar diversos programas (software


Recomendaciones DE DIGITACION

1. Organización de área de trabajo
2. Mantener el cuerpo en posición correcta.
3. Digita teclado guía con pulsación unifórmela tacto y con presicion
4. Escribe letras y palabras formadas con el teclado guía.
5. Al pulsar las teclas mueve los dedos y no las manos.
6. después de pulsar los nuevos alcances, los dedos regresan de nuevo al teclado guía.
7. mantiene la mirada en la pantalla y no en la copia.
8. mantiene la posición de los dedos en la posición correcta sobre la s teclas guías de manera que el dedo pulgar quede sobre la barra espaciadora sin descargar en ella.
9. refuerza el dominio de las teclas aprendidas.












BASICO:

Conocer El teclado.
· Conocer las diferentes partes del teclado (consola, teclas, luces indicadoras, cable).
· Identificar los diferentes tipos de teclas (función, numérico, alfanumérico, dirección, de sistema) y sus fusiones.
· Conocer que existen diferentes tipos y configuraciones de teclado (Qwerty y Dorak).
· Identificar distintos conectores de teclado.

Conocer las normas básicas de ergonomía

Ubicar el teclado a la altura correcta.
Conocer la postura correcta del cuerpo (ángulo recto 90º y pies totalmente en el piso) y las manos.
Conocer la posición correcta de los dedos sobre el teclado.

Utilizar correctamente la técnica de digitación.

Adoptar la postura correcta del cuerpo y de las manos.
Adoptar la posición correcta de los dedos y de las manos

LIMPEIZA Y CONSERVACIÓN DE EQUIPOS


La CPU se limpia con un soplador.

El teclado se puede limpiar con un atomizador pequeño y un cepillo de dientes o con un copito

Para la conservación de ellos se recomienda NO INGERIR LIQUIDOS NI ACERCARLOS A LOS COMPUTADORES YA QUE CORREN EL RIESGO DE QUE LAS Bebidas caigan dentro del computador y dañarlos, no comer comidas solidas, evitar agujas, alfileres, lapiceros, navajas, o cosas que pueden rayar el equipo.
Utilizar protectores para el teclado y laspantallas; asi tambien tendresmos una buena conservación de ellos.




HABILIDADES, DESTREZA, VELOCIDAD Y PRECISION


Definición:


Habilidades.
Es el grado de competencia de un sujeto concreto frente a un objetivo determinado.

Destreza.

Viene de la palabra diestro una persona diestra es una persona que manipula objetos cuyo dominio reside en el uso de la mano derecha.

Velocidad.

Ligereza o prontitud en el movimiento de los dedos se mide por tiempo. Minutos horas segundos ejemplo: palabras por minuto.

Precisión.


La precisión de una medida suele indicarse dando los limites entre los que se considera que se encuentra el resultado exactotes decir el error absoluto o en tanto por ciento.

RESEÑA DE SOFTWARE DISPONIBLE EN INTERNET PARA APRENDER A DIGITAR
El desarrollo de la competencia en el manejo del teclado es requisito indispensable para responder adecuadamente a los retos, oportunidades y problemas de la era del conocimiento. En Internet podemos encontrar muchas herramientas para mejorar la competencia en el manejo del teclado; unas son gratuitas y otras son de pago, pero estas últimas por lo regular ofrecen una versión de prueba que sirve para evaluar si el programa se ajusta a las necesidades de la instrucción. Ofrecemos a continuación una reseña de software disponible en Internet para este fin. Todos los programas que se valoraron ayudan a cumplir los objetivos de aprendizaje establecidos para la herramienta Manejo del Teclado del Modelo Curricular Interactivo de Informática.
Typing Master Prohttp://www.typingmaster.com/es/index.asp?go=nettutorhttp://www.typingmaster.com/es/getTM2002.asp
Curso con ejercicios variados y con diferentes grados de dificultad, apropiados para ayudar a alcanzar los objetivos específicos propuestos para aprender a Manejar el Teclado. Con la realización de prácticas básicas de digitación, que se inician con grupos de tres o más letras y se continúan con la repetición de palabras sencillas, separadas por signos de puntuación, se ayuda a memorizar con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Además, con los ejercicios anteriores, se ayudan a afianzar precisión velocidad.El curso ofrece juegos diseñados especialmente para practicar la posición correcta de los dedos y la digitación de números y de letras acentuadas. Con este programa, el docente puede: gestionar fácilmente, desde cualquier computador de la Red, los datos de cada alumno mediante notas e informes variados sobre el progreso alcanzado; crear ejercicios personalizados que atiendan necesidades particulares de algunos alumnos; generar exámenes con sus propios textos; almacenar los resultados de cientos de estudiantes (para cada ejercicio provee estadísticas del tiempo empleado, del número palabras por minuto, del número de errores, etc.); además, los alumnos más aventajados, una vez terminan los trabajos asignados, pueden practicar y repasar utilizando juegos y ejercicios individuales.
Creador: Ti ping Master.Licencia: La versión de prueba permite ensayar las tres primeras lecciones de cada nivel. Para Instituciones Educativas, se ofrecen licencias para 10 y para 25 computadores, con costos de 199 y 299 dólares, respectivamente.

viernes, 18 de abril de 2008

TECNICAS Y PROCESOS DE DIGITACION

DIGITACION:
Se define como la habilidad y destreza en la manipulación del teclado para digitar información e interactuar con el software.


ALCANCE:
Se busca que el estudiante adquiera destreza en la utilización del teclado para digitar información y, en la comprensión de sus funciones para interactuar eficientemente con el software.


OBJETIVO GENERAL:

Al terminar la instrucción en esta herramienta, el estudiante debe estar en capacidad de utilizar competentemente teclado para digitar información y para manejar diversos programas (software


Recomendaciones DE DIGITACION

1. Organización de área de trabajo
2. Mantener el cuerpo en posición correcta.
3. Digita teclado guía con pulsación unifórmela tacto y con presicion
4. Escribe letras y palabras formadas con el teclado guía.
5. Al pulsar las teclas mueve los dedos y no las manos.
6. después de pulsar los nuevos alcances, los dedos regresan de nuevo al teclado guía.
7. mantiene la mirada en la pantalla y no en la copia.
8. mantiene la posición de los dedos en la posición correcta sobre la s teclas guías de manera que el dedo pulgar quede sobre la barra espaciadora sin descargar en ella.
9. refuerza el dominio de las teclas aprendidas.












BASICO:

Conocer El teclado.
· Conocer las diferentes partes del teclado (consola, teclas, luces indicadoras, cable).
· Identificar los diferentes tipos de teclas (función, numérico, alfanumérico, dirección, de sistema) y sus fusiones.
· Conocer que existen diferentes tipos y configuraciones de teclado (Qwerty y Dorak).
· Identificar distintos conectores de teclado.

Conocer las normas básicas de ergonomía

Ubicar el teclado a la altura correcta.
Conocer la postura correcta del cuerpo (ángulo recto 90º y pies totalmente en el piso) y las manos.
Conocer la posición correcta de los dedos sobre el teclado.

Utilizar correctamente la técnica de digitación.

Adoptar la postura correcta del cuerpo y de las manos.
Adoptar la posición correcta de los dedos y de las manos

LIMPEIZA Y CONSERVACIÓN DE EQUIPOS


La CPU se limpia con un soplador.

El teclado se puede limpiar con un atomizador pequeño y un cepillo de dientes o con un copito

Para la conservación de ellos se recomienda NO INGERIR LIQUIDOS NI ACERCARLOS A LOS COMPUTADORES YA QUE CORREN EL RIESGO DE QUE LAS Bebidas caigan dentro del computador y dañarlos, no comer comidas solidas, evitar agujas, alfileres, lapiceros, navajas, o cosas que pueden rayar el equipo.
Utilizar protectores para el teclado y laspantallas; asi tambien tendresmos una buena conservación de ellos.




HABILIDADES, DESTREZA, VELOCIDAD Y PRECISION


Definición:


Habilidades.
Es el grado de competencia de un sujeto concreto frente a un objetivo determinado.

Destreza.

Viene de la palabra diestro una persona diestra es una persona que manipula objetos cuyo dominio reside en el uso de la mano derecha.

Velocidad.

Ligereza o prontitud en el movimiento de los dedos se mide por tiempo. Minutos horas segundos ejemplo: palabras por minuto.

Precisión.


La precisión de una medida suele indicarse dando los limites entre los que se considera que se encuentra el resultado exactotes decir el error absoluto o en tanto por ciento.

RESEÑA DE SOFTWARE DISPONIBLE EN INTERNET PARA APRENDER A DIGITAR
El desarrollo de la competencia en el manejo del teclado es requisito indispensable para responder adecuadamente a los retos, oportunidades y problemas de la era del conocimiento. En Internet podemos encontrar muchas herramientas para mejorar la competencia en el manejo del teclado; unas son gratuitas y otras son de pago, pero estas últimas por lo regular ofrecen una versión de prueba que sirve para evaluar si el programa se ajusta a las necesidades de la instrucción. Ofrecemos a continuación una reseña de software disponible en Internet para este fin. Todos los programas que se valoraron ayudan a cumplir los objetivos de aprendizaje establecidos para la herramienta Manejo del Teclado del Modelo Curricular Interactivo de Informática.
Typing Master Prohttp://www.typingmaster.com/es/index.asp?go=nettutorhttp://www.typingmaster.com/es/getTM2002.asp
Curso con ejercicios variados y con diferentes grados de dificultad, apropiados para ayudar a alcanzar los objetivos específicos propuestos para aprender a Manejar el Teclado. Con la realización de prácticas básicas de digitación, que se inician con grupos de tres o más letras y se continúan con la repetición de palabras sencillas, separadas por signos de puntuación, se ayuda a memorizar con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Además, con los ejercicios anteriores, se ayudan a afianzar precisión velocidad.El curso ofrece juegos diseñados especialmente para practicar la posición correcta de los dedos y la digitación de números y de letras acentuadas. Con este programa, el docente puede: gestionar fácilmente, desde cualquier computador de la Red, los datos de cada alumno mediante notas e informes variados sobre el progreso alcanzado; crear ejercicios personalizados que atiendan necesidades particulares de algunos alumnos; generar exámenes con sus propios textos; almacenar los resultados de cientos de estudiantes (para cada ejercicio provee estadísticas del tiempo empleado, del número palabras por minuto, del número de errores, etc.); además, los alumnos más aventajados, una vez terminan los trabajos asignados, pueden practicar y repasar utilizando juegos y ejercicios individuales.
Creador: Ti ping Master.Licencia: La versión de prueba permite ensayar las tres primeras lecciones de cada nivel. Para Instituciones Educativas, se ofrecen licencias para 10 y para 25 computadores, con costos de 199 y 299 dólares, respectivamente.
2 a 3
CIRCULAR

2 a 3
6-0080

2 a 3
Manizales, 10 de abril de 2008

3
PARA TODO EL PERSONAL


3
Asunto: Fiesta de navidad


3 a 4
Con motivo de las festividades de fin de año y la iniciación de las vacaciones, invitamos a todos los empleados a participar en la reunión de integración, que se realizara el 20 de diciembre, a partir de las 09:00 horas, en la sede campestre.
2
Contamos con su asistencia.




5 a 6
GLORIA MEJIA DUQUE
Gerenta
2
Anexo
2
Identificación del transcriptor







Panamá, 11 de Abril de 2008


Profesor


ALBERTO MACHUCA.
Departamento de producción y trámites de documentos
Centro de Gestión Administrativa
Ciudad de Panamá


Distinguido Profesor

Nos complace saludarlo cordialmente, oportunidad que aprovechamos como para presentarnos como miembros del Sena.

En respuesta a su nota fechada el 10 de Abril del presente, en donde nos solicitaba la entrega de los trabajos amas tardar el 11 de Abril del presente, a las cinco (5) de la tarde, le informamos que en reunión de compañeros de grupo, llegamos al consenso de que es este el momento es viable avalar esta solicitud, debido que tenemos la tarde dispuesta para dedicarnos a este, con responsabilidad.



Esperamos darle en un futuro, nuestra cooperación.



Atentamente,

Elizabeth Urrea Alonso Acevedo
Aprendiz de Archivistica Aprendiz de Archivistica

Yeimy Pachon Jenny Rodríguez
Aprendiz de Archivistica Aprendiz de Archivistica

Alex Huertas
Aprendiz de Archivistica.